Передо мной встала непростая, но, на мой взгляд, очень нужная задача. Непростота ее не в невыполнимости, а, скорей, обилии различных решений. Я бы хотел найти оптимальное.
Итак. Есть некоторая компания-оператор связи. Она регулярно рассылает счета (ну и закрывающие документы, разумеется) по почте. Сейчас это делается кустарным способом: покупается стопка конвертов с марками, Наташа заполняет конверты, оформляет все, что нужно, и несет конверты в ближайший почтовый ящик.
Как результат — все работает, но хотелось бы навести красоту, ибо ну не нравится мне отправлять документы от операторов связи в простых конвертах с деятелями культуры, птичками или животными красной книги.
Я рассматриваю три фундаментальных варианта:
1. Конверт формата А4 с окошком. На бумаге просто распечатывается по шаблону бумажка с адресом, вкладывается в конверт, почтальон смотрит адрес получателя в окошке. Обратный адрес вместе с логотипом компании красуется на самом конверте. Отправляется как заказное письмо.
Вопросы, которые надо решить:
а) Нужен ли какой-нить спецсофт для печати или просто в ворде?
б) А где взять эти самые конверты с окошечками?
2. Чистый конверт стандартного (только широкого) формата с окошечком, далее все аналогично варианту один.
3. Просто белый конверт без окошечков с препринтом нашего адреса и логотипа, однако с помощью какого софта печатать адреса получателей? Их много, потому «вордоэксели» быстро станут неудобными. На конверты клеятся марки. Просто марки.
4. Просто всё это безобразие кому-то перепоручить. Курьерской службе или что-то подобное. То есть отдал им адреса и бумаги и дело в шляпе. Однако больше хочется сделать самому + не думаю, что это будет приветствоваться ФЗ о персональных данных.
В общем, вот такая вот задача-незадача.
Две основных задачи, которые я хочу решить, это:
1. Поднять «лицо» компании фирменными конвертами.
2. Максимально все автоматизировать, чтобы снизить нагрузку с Наташи и снизить вероятность ошибки (они бывают).
З. Ы. Биллинг — UTM. Может, там есть что-то нужное?
Если в Питере, то конверты можно купить в bereg.net и в www.svetoch-kuvert.ru/katalog.htm
Если конверт без окошка, то вопрос адресов решается следующим образом: делаете в векторном формате макет со всеми адресами и отдаёте в шелкографную типографию, они печатают их на самоклеящейся бумаге и отдают наклейки вам, вы клеите их до посинения и т.д. Если же решите покупать с окошком, то печатаете адрес в нужном месте листа и сворачиваете, как уже написали выше. Этот вариант по-моему более цивильный.
Если нужны подробности — спрашивайте в личке, я долгое время работал в типографиях, в том числе с конвертами.
В вордоэкселях есть такая вещь, как «слияние данных». Они быстро станут удобными:) так же в CorelDRAW и Adobe InDesign.
Большие конверты с окошками продаются в канцтоварах.
Конверты закажите в типографии, адрес печатайте на самом счете и складывайте его так, чтобы адрес как раз попал в окошечко. Конверты, наверное, удобнее десятого формата (2-й вариант, как я понял), в них лист А4 входит сложенным в три раза. Если писем много, с почтой можно договориться об отдельной приемке.
Есть ли какое-то специализированное ПО, чтобы вставил стопку счетов в принтер обратной стороной и нажал в программе «Print» и эта программа из базы вывела на чистую воду принтер всех клиентов?
А нельзя макет счета переделать так, чтобы тот адрес, который уже есть на счете (должен же быть), как раз и попадал в окошечко? Чтобы не печатать второй адрес с обратной стороны.
Специализированное ПО наверное есть (всякие там label maker, printer), но обычно можно собрать из подручных средств в том же ворде, как, собственно, уже посоветовали. Это будет слияние данных, источник можно взять из файла или самому написать табличку, плюс шаблон с полями для вставки. Там правда несложно, продвинутый пользователь должен справится.
На первой моей работе была база для рассылки в Access. Прямо там делался макет для вывода на листы с наклейками (допустим, 20 шт. а лист) и отправлялся на печать. Один раз настроив макет, потом быстро наклейки с адресами получателей делали. Это для конвертов без окошек вариант. Еслит конверт с окошком, то можно попробовать поле из СУБД вставить прямо в печатаемый документ, на нужную позицию.
А если рассылка большая, то можно договориться с почтой и они будут на ваши письма ставить штампы, не придется марки клеить. Совсем большие конторы покупают какие-то хитрые машины для этого.
Я видел эти принтеры. Замечательные устройства, да и цена не так велика, как казалось до знакомства с ними. Однако 10000 конвертов в час мне пока не нужно :)
Простой
