У вас задача решается регулярными выражениями. Диалект регулярных выражений зависит от языка программирования, который Вы выберете. Например о регулярных выражениях в PHP можно прочесть тут
php.net/manual/ru/refs.basic.text.php
Алгоритм примерно такой:
1) Считываем текст письма в переменную.
2) Ищем совпадения в тексте при помощи регулярного выражения.
3) Возможно полученые данные надо валидировать. Например, сравнить полученную должность со справочником, что бы убедиться в адекватности найденной информации и т.п.