Файл .xlsx (не .xls!) прочитать питоном можно, даже без сторонних библиотек - это всего лишь
zip-архив с пачкой
xml-файлов внутри.
Но если нет необходимости в приёме данных от неподготовленного пользователя, я бы выбрал
json. Это популярный и простой текстовый формат, который поддерживает иерархические структуры данных (в терминах питона, списки и словари).
Альтернативно можно попробовать
yaml, у него синтаксис не такой шумный. Но из коробки питон его не поддерживает, нужно поставить соотетствующий сторонний pip-пакет.
В плане срабатывания по времени можно либо сварганить свой велосипед, либо использовать модуль
sched.
