Что мешает просто в админке Битрикса, в таблице статусов (Админка - Магазин - Настройки - Статусы) создать новый статус со своим шаблоном письма? И проверяющий (админ, по вашему), после проверки заказа, изменения информации, добавления товаров и т.п., просто выставит этот статус для заказа? Система изменит статус заказа и автоматом отправил письма по прикрепленным к этому статусу шаблонам.
А если далее
нужно динамически менять данные в шаблоне письма, то цепляться к событию отправки письма при смене статуса, менять/изменять поля для письма, добавлять новые и использовать в письме.
$eventManager->addEventHandler('sale', 'OnOrderStatusSendEmail', ['MyClass', 'onOrderStatusSendEmailHandler']);
class MyClass
{
public function onOrderStatusSendEmailHandler($id, &$event, &$arFields, $val) {
if($event == 'SALE_STATUS_CHANGED_NB') {
//do something
$arFields = [..fields..]
}
}
}