Либо по серийным номерам, либо по инвентарным по данным из бухгалтерии. Далее делаете наклейки с qr кодом если это инвентарный номер и ведете таблицу соответствия серийных номеров с инвентарными. Лучше всего это делать бухгалтерам.
Хорошая прога для инвентаризации всего и вся glpi - это опен софт. Инвентаризирует не только системники, но и мониторы, принтеры, софт. Вообще все.
Ставится за 5 минут, ну ладно за 15, на линуксе без всякой подготовки.