Важно разделить по типу сфер деятельности и потом использовать в разных инструментах

Общая структура разделения информации:

1. Life - жизненные дела которые на первом месте
   
   1. Документы по аренде, покупкам, сервисам которым плачу
      
   2. Активные проекты
      
   3. Финансы
      
   4. Здоровье
      
   5. Папка Архив – сюда идет все что перестало быть актуальным
      
      1. Сервисы, которым уже не плачу
         
      2. Завершенные проекты
         
      3. Отмененные проекты
      
      
   6. …
   
   
2. Leisure -хобби, увлечения
   
   1. Хобби1
      
   2. Хобби2
      
   3. Папка Архив – сюда идет все что перестало быть актуальным
      
   4. Заброшенное хобби 1
      
   5. Заброшенное хобби 2
      
   6. …
   
   
3. Knowledge -знания
   
   1. Мануалы
      
   2. Знания по программированию
      
   3. Папка Архив – сюда идет все что перестало быть актуальным
      
   4. …
   
   
4. Media -просто файлы для хранения
   
   1. Various downloaded torrents – стараюсь изменить путь к подходящим папкам
      
   2. Movies
      
   3. Music
      
   4. Install files
      
   5. Pictures
      
   6. Git repositories
      
   7. Books
      
   8. AudioBooks
      
   9. …
   
   

Важные моменты:
• Стараться чтоб папка не имела больше, чем 7 под папок (исключение это однотипные данные как фильмы, музыка и т.д)
• Стараться чтоб глубина вложений не превышала 3-4 уровней (есть исследования что указывают на то, что после определенной глубины, пользователи уже затрудняются что-то найти быстро)

Инструменты:
• OneNote
• Obsidian
• Google Drive
• Корневая папка в D:/

В каждом инструменте у меня та же схема, но части дополняют себя (не дублируются).
Например
• В OneNote у меня больше Life вещей чтоб было доступно онлайн, но если документы конфиденциальны, та же схема есть и на персональном компе и они сидят там.
• Leisure>хобби 2 мне не нужно чтоб был онлайн, значит будет только на локальном компе
• Knowledge>знания по программированию лежат в обсидиан в той же структуре так как там я делаю много перекрестных ссылок между темами.
• Media – Папка тяжелая поэтому многие вещи только на локальном компе но книги, например, лежат в той же структуре на Google drive и так есть доступ к ним онлайн с телефона

Вот примерно так это выглядит:
OneNote
+ 1 – Life
+++ Сделки с сервисами
+ 2 – Leisure
+++ Хобби 1
+ 3 – Knowledgeф
+++ How to guides
+++ Саморазвитие

Obsidian
+ 3 – Knowledge
+++Programming

D:/
+ 1 – Life
+++ Документы аренда, жилье
+++ Банковские дела
+++ Здоровье
+ 2 – Leisure
+++ Хобби 2
+ 3 – Knowledge
+++ Manuals
+ 4 – Media
+++ Movies
+++ Music
+++ AudioBooks
+++ Git Repositories
+++ …

Google Drive Root
+ 1 – Life
+ 2 – Leisure
+ 3 – Knowledge
+ 4 – Media
+++ Books

Бекап
Есть отдельный 2Т жесткий диск подключенный через USB (специальная коробка в который обычный внутренний жесткий диск – так дешевле)
Есть FreeFileSync который врубаю время от времени, и он синхронизирует D корневую папку и Google drive папку
Получается, что Google drive папка очень надежная – сидит на компе, на жестком диске и на сервере.

Закладки
Закладки = зло. Раньше все интересное собирал там, понял, что получилась свалка и все разобрал. Сегодня, там только ссылки на ресурсы и только по категориям – новости, хабр, календарь и т.д

Когда вижу интересную статью, создаю заметку в One Note по теме и туда кидаю разные ссылки. Стараюсь уже при виде статьи решить если стоит это того. Заметка идет в зависимости от инфы.