Белорусская Intermech предлагает целый комплекс под эти задачи. Вроде дают пробовать.
Работал на предприятии, где оно было внедрено (внедрялось), и на предприятии, где архив устроен как написано у вас — небо и земля. Чего стоит для электронщика — выбор в базе какого нить транзистора, и мгновенное отображение всех узлов всех устройств и комплексов, где такой элемент когда то был применен. А полностью безбумажный оборот документации, электронный нормоконтроль, прозрачный контроль и настройка временных допусков на каждую операцию согласования документа. Это я про Search. Есть еще куча всего — читайте их сайт.
Но внедрять очень дорого и очень больно, пожилые сотрудники обычно сильно препятствуют