Артем Спиридонов,
Если вы ПМ, то я бы вам советовал прямо сейчас назначить втречу с заказчиком, на которой устно и письменно утвердить как решать такие вопросы
Те прямо прописать
Если у Х возникает вопрос, то он должен написать письмо Y, на которое тот должен ответить в течении времени Z
Очень тревожный звонок, когда начинается такая фигня на проекте и у заказчика 100 тел занимаются ерундой