shavulsky

Начинайте с простого, если не до конца знаете что хотите, с Excel. Точнее с его онлайн версий в виде Excel Online (Microsoft) или Таблицы (Google Docs). Там не будет органайзера, связки с ip-телефонией и прочих модных плюшек. Но он легко настраивается под ваши конкретные задачи. Когда вы в табличках набросаете всю необходимую вам для работы информацию, то выбрать и перейти на использование узконаправленных систем не составит труда.
Если сразу начнёте с облачной CRM, то можете столкнуться с тем, что чего-то не хватает, что-то не удобно и т.д. Из просмотренных мной бесплатных "CRM" я бы ни одну вообще CRM не называл - так, база клиентов. Действительно хороший продукт у 1С (не Bitrix). Там можно анализировать серьёзные вещи.

В качестве данной ИС можно использовать платформу 1С:Предприятие. С сайтом вяжется через web-сервисы (клиентом или сервером). Чтобы не устанавливать 1С на все компы можно использовать web-доступ.
Плюсы: 1С программистов очень много, будет дешевле чем на php писать.
Минусы: надо лицензии или пиратка.

Корпоративная Яндекс почта + IMAP
А вообще уходите от решения внутренних вопросов по email, используйте сервисы типа Asana - существенно сократите время принятия решений и отслеживания процессов