Saboteur

В макросе же ВСЕ написано, как и что он отправляет, там всего около 10 строк. Макрос отправляет книгу или конкретный sheet.
Для разных данных можно создать разные листы в экселе и отправлять их.

Если вы не можете изменить настолько простой макрос, то вам стоит нанять программиста на фрилансе, объяснить ему задачу детально и получить результат.

Убрать эксель полностью и переписать макросы на Access.
Данные пользователи будут вводить сразу в Access, он же будет генерировать акты.
Вся визуализация - на формах Access.
Access собственно и был написан не просто как база данных, а как платформа для небольших приложений.

Это нестандартный формат, алгоритм может быть какой угодно.
Читайте любым HEX-редактором, пробуйте.

Или человек очень уж поиздевался или человек не в теме.

Для понимания настолько базовых вещей, подойдет учебник для ЛЮБОГО современного языка.
В базовом случае, для упрощения, лучше взять скриптовый язык, например хорошо подойдут: python/perl/php/bash/javascript.

Во всех этих языках довольно легко и наглядно можно поработать с условиями, циклами, процедурами, массивами и структурами.
Берете любой базовый учебник/курс и вперед. Можно даже взять 2-3 учебника от разных языков, прочитать за недельку-другую и все сойдется. Вдобавок узнаете разницу между языками.

Нужен скилл "Умение писать макросы в Excel"
Годный макрос - это тот, который выполняет свою задачу. Его красота и стиль волнует только постановщика задачи. Если это вы сам - то садитесь и пишите. Со временем опыта станет больше, макросы будут лучше.

Visual Basic актуален, но очень нишевый. На нем обычно делают быстрые костыли и заплатки, когда не хватает времени/денег на серьезное решение.
Хитрость VB в том, что такие костыли живут годами и пишутся даже прямо сейчас.
Но я навскидку не могу вспомнить ни один VB проект, над которым бы работало несколько человек, и который бы они активно развивали. Это именно продвинутые макросы для решения задач на месте.

.NET это совсем другое. Востребовано, актуально и так далее. Но там в основном Си шарп.

Так что .NET вполне изучайте, в VB изучите поверхностно, слишком сильно углубляться наверное нет смысла, если вы можете потратить это время на C#

Без исходного кода вряд ли вам подскажут.

Но данная ошибка скорее всего показывает, что имя файла, которое сформировалось, не может быть записано (например в нем есть запрещенные символы вроде "/", ":" и др.
очень вероятно, что они появились во время добавления даты в имя файла.