В таблице делал поле user_group, при входе проверял его на admin. Но это скорее только для доступов. Для управления проектами скорее нужен RBAC. Хотя если пользователей мало, можно все и ручками.
'События js не успевают отловиться, так как страница перезагружается...' - не перезагружать страницу, а отправлять данные формы через ajax, например вот так