rPman

Быстро/медленно это не скорость а ваши эмоции. Нужны численные данные.

В первую очередь необходимо провести тесты скорости, последовательно исключая потенциальные замедлители и используя максимально простой протокол (одноименные утилиты) ping, для замера времени отклика, и iperf, для ширина канала.

Т.е. сначала скорость внутри локальной сети между машинами в разных зданиях, затем между vpn шлюзами и машинами в их локальной сети, затем между шлюзами в сети интернет.

Дополнительно во время этой максимальной нагрузки замеряй нагрузку на процессоры vpn шлюзов.

В принципе топовые скорости openvpn это сотни мегабит в секунду, wireguard - до половины гигабита (допускать конфиг дающий гигабиты за счёт большого mtu но это плохо влияет на типовое использование файлового сервера), при использовании топового железа x86. По уму самый быстрый это gre, по медленнее ipsec и внизу всякие openvpn...

Для начала выяснить что именно тормозит - диски или сеть. Для этого во время отсутствия нагрузки запустить какой-нибудь бенчмарк, для диска (crystaldiskinfo) и для сети (iperf) по отдельности.

Если причина в сети, проверить, нет ли какой-либо особенной настройки на сетевом устройстве (в диспетчере устройств), например выбран 100мбитный режим работы (у меня такое очень редко случалось, скорее всего из-за какой-нибудь помехи, сетевая карта переключалась в режим пониженной скорости и назад не возвращалась, но ручная настройка возвращала все назад, или перезагрузка)

Если причина в дисках - начинать изучение с анализа SMART, затем проверить работоспособность порта контроллера (переключить диск в другой порт) и конечно сменить кабель SATA, они (а скорее всего разъемы) очень часто бывают причиной слабо объяснимых проблем с дисками.

Организация начинается там где организуете работу с людьми.

Т.е. вот к вам пришел человек с просьбой - эта заявка не должна быть устной, должна быть записана в машиночитаемом формате с возможностью сделать выборку по ним. Указывайте в заявке максимально информации - кто когда зачем...

Введите четкие правила по выбору имени шары, места размещения и т.п. Чтобы можно было опять таки автоматически делать выборки и сравнения (поиск ресурсов и действий с ними вне учета).

Немного с боку
- не выдавайте доступ 'всем', все ресурсы должны быть адресными, только не люди - а группы, управление должно быть на уровне групп (так как люди постоянно то уходят то приходят то болячка... этим так же необходимо управлять).
- постарайтесь не выдавать ресурсы 'на всегда', у всего должен быть срок, пусть ваша система дает вам об этом напоминание и даже автоматически отбирает доступ и даже удаляет (отправляет в архив) соответствующую шару.