m1sh0ck, вам нужно хранить промежуточные данные, состояние и список сообщений например в БД.
То есть сообщение которое бот отправляет пользователю имеет своё id и бот может редактировать это сообщение.
Останется сделать обратную связь, когда при нажатии одобрить/отклонить боту отдаётся команда, бот находит заявку и связанное с ней сообщение и редактирует его.
Все кнопки это часть сообщения и их можно менять, то есть кнопки не "откроются", а просто появятся у пользователя, так как бот их вставит в сообщение.