Необходимо сначала построить процесс управления требованиями в компании.
Если такого процесса не будет, система не внедрится никогда.
Если требования о необходимой системе от участников процесса уже собраны, то тогда определить в каком виде должны храниться требования, какие обязательные атрибуты должны быть у требований.