В больших компаниях (или при отлаженных процессах) этим занимается т.н. Технический писатель (Technical Writer). Далее я вам подскажу, как надо делать "по уму" без разных XP-техник и т.п. Прислушиваться к советам или нет - будете решать сами.
В вашем случае, думаю, брать TWR смысла нет, т.к. коллектив маленький/процессы еще не отлажены. Вы, конечно, можете взять TWR для постановки процесса документирования в вашей компании, но специалисты этого уровня - это Lead Technical Writer и его расходы на него будут сравнимы с уровнем разработчика. Сразу же говорю, что никакой студент-техпис вам работу не поставит.
Чтобы понять, что и как вам надо делать, попробуйте сами себе ответить на следующие вопросы. Я адресовал их другим участникам:
Как документировать существующее решение?
https://toster.ru/answer?answer_id=658763
https://toster.ru/answer?answer_id=658763
Имейте в виду, что некоторые участники в тех тредах с трудом анализируют информацию :)
Можете опубликовать ответы на заданные вопросы здесь, и я постараюсь подсказать вам возможные решения.