bashcod

Попробуйте применить дефолтную конфигурацию из примеров плагина.
Потом по одному включайте свойства.

И еще не понятно, вы рисунки отправляете с основной формой или отдельно. Если отдельно, там немного по другому нужно обрабатывать.
Если вместе uploadUrl был, кажется, лишним.

Не видя кода и данных отладки трудно что либо сказать конкретно.

Количество запросов зависит от количества сущностей для которых вы строите карту сайта (N).
Так же количество запросов зависит от количества подключаемых связей в них (N*M).
Почитайте про отложенную и жадную загрузку.
Научитесь пользоваться дебаггером (Yii Debug Panel). Там пишется сколько ресурсов и куда уходит, сколько времени тратится на выполнение запросов, в каком порядке они выполняются и какой участок кода вызывает их выполнение.
Далее почитайте про кэширование результатов запросов во фреймворке.
И еще, возможен вариант, что не индексированы поля в БД и поэтому БД дает нагрузку (тупо перебирает все записи вместо поиска по индексу).

Если все это не помогает.
Делаете задачу в консоли на формирование файла с картой сайта.
Задача кладет файл куда Вам нужно.
Далее настраиваете крон с этим задании. Периодичность выбираете в зависимости от периодичности обновления сайта и необходимости актуализации. Это позволить не делать сложные запросы при каждом посещении или запросе карты сайта.

Выдержки из справчников:

populateRelation($relationName, $relatedModelOrArray) -добавляет связанную модель в родительскую.

Замечание:
Этот метод не проверяет, объявлена ли связь между этими моделями (геттер), а также не устанавливает нужные значения в атрибуты. (Т.е. нужно задавать связи самим).

link($relationName, relatedModel, $extraColumns = []) — в отличии от populateRelation, этот метод, кроме добавления связанной модели, также привязывает модели, расставляя нужные индексы. Сразу он сохраняет ТОЛЬКО связанную модель. $extraColumns сохранятся в pivot table, если связь осуществляется через неё.

Исходя из идеологии mvc, вопрос относится к категории view (если нет какой то логики другого уровня, например, валидации, или, скажем, замены модели, передаваемой в форму).
Т.е. лучше всего прописывать там.
При этом лучше разбить view на части, в зависимости от условий.

Еще как вариант можно сделать widget, если есть вероятность переиспользования данного кейса в других местах и проектах.