То, что вам нужно - называется воронка продаж, это есть в любой CRM. Посмотрите
retailCRM.ru и
bitrix24.ru
Бесплатного тарифа вам хватит за глаза в обоих сервисах, и у каждого есть приложение под телефон.
Думаю, что платные crm за условные 5-10$ в месяц вы вряд ли рассматриваете, но если надо - кину список.
