Вначале file1 пишешь:
import file2
Тогда в файле 1 для вызова функции из файла 2 нужно будет писать (например) file2.get_text_messages
Но лучше вместо "import file2" писать:
from file2 import get_text_messages (или любые другие функции)
Тогда для вызова этой функции в 1 файле нужно будет просто написать get_text_messages (без file2. в начале)
Нужно хранить в БД ID всех сообщений бота консультантам, которые описывают данную заявку. При обработке заявки пройтись по списку ID для данной заявки и удалить сообщение (ну или отредактировать).
Простейшая таблица вида "ID сообщения - ID заявки" тут справится.
