По возростанию сложности:
1. Если это один и тот же файл, то Вашу сабу можно запускать из обработчика Worksheet_Change, а то и на Workbook_Open повесить. Главное всем макросы на машинах включить.
2. Попросить вставлять правым кликом, выбирая Только текст
3. Коллективная лоботомия.
