Антон

Забейте. Просто проинформируйте начальство, что дисковое пространство заканчивается, пусть докупают диски.
Ну, если надо техническое решение - то вот

Настройте квоту для отделов. Когда место для конкретного отдела закончится, руководитель сам удалит лишнее.

Или попробовать дедупликацию