Поменять у них IP-адреса, перенеся в другую подсеть бессмысленно

Не бессмысленно, а правильно.

придётся и себе указывать IP из этой подсети алиасом

???

с VLAN-ами то же самое

Правильное решение - камеры в отдельную подсеть(соответственно в отдельный Vlan), на шлюзе открыть доступ в эту подсеть, только с нужных IP.
Правильно не со стороны "иконок камер в винде", а со стороны планирования сети и сетевой безопасности.

как бы сделал я:
каждый день Powershell'ом собираем список сотрудников, у кого ДР в ближайшие 3 дня, сохраняем в файл в нужном нам виде
После этого берем информацию из файла и отправляем через smtp-relay на нужную группу рассылки

Veeam все еще используют это задание? =)