Это слишком обширная тема, чтобы дать ответ в 1 сообщении
Рекомендую почитать книгу "
Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, о..."
В ней неплохо раскрывается как это делать и почему большинство тайм менеджмент техник не работает для всех людей