потому что форма с загрузкой передается как multipart/form-data т.е. для каждого блока в отдельности может быть задана кодировка. если ну прям очень интересно, то см.https://tools.ietf.org/html/rfc2045 и далее.
как можно вычислить когда будут новые задачи? если никак, то считай исходя из ресурсов хоста: если пользователей мало т.е. ресурсов много - пусть стучатся чаще, много - реже.