А кроме телефона - никак. Длинные пароли, запрет на сохранение паролей в браузере, бить по рукам, чтобы не записывали на бумажки, проводить еженедельные или ежемесячные тренинги на тему того, кому и что можно говорить о работе.
Немного обезопасит, если начнете пользоваться только безопасным соединением IMAP через почтовый клиент. Но именно, что немного. Если вообще обезопасит.