Mup4uk

В любом случае нужна консультация юриста (думаю даже не нотариуса, а юрист.консультатнта, адвоката).
Даное дело более касается авторского права, нежели информационного. Ссылаясь на какие статьи законов мотивируется требование компенсации? При чем нотариус, как именно фигурирует в письме, если просто упомянуто имя, то это ничего не значит по сути.

Как вариант — переговорить с поставщиком, чтобы они подтвердили устную договоренность (но они более всего не согласятся, так как тогда претензия перейдет от вас к ним и, к тому же, это их покупатель основной (единственный)).

Еще много зависит от фото и как будет в суде автор фото аргументировать сумму указаную, так как суд решает какая должна быть компенсация.

В любом случае надо специалиста по авторскому праву привлекать к разяснению ситуации.

1) Регистрация ООО Вам нужна будет только для создания бизнеса с заделом на укрупнение. Для начала достаточно ИП с упрощенной системой налогообложения (6%).
2) Если под заключением договоров Вы понимаете заключение договоров в защиту себя и своей идеи, то для партнерства со своими друзьями можно каждому оформить ИП и подписать договор о совместной деятельности.
3) Количество документов и вообще необходимости куда-то что-то подавать зависит от идеи. Может она патентоспособна и можно получить патент, а может и нет. В любом случае, в отношении информации, которая составляет Вашу идею, нужно ввести режим коммерческой тайны либо конфиденциальности (поскольку Вы еще не ИП). Хранить в отдельной папке все бумаги с идеей и доступ давать под расписку.

Боюсь вас огорчить, но по законодательству России идея вообще не является интеллектуальной собственностью, а значит, не может быть объектом авторского права. Если это не абстрактная мысль «а вот можно сделать так-то!», а вполне конкретное решение какой-либо задачи, копайте в сторону патентного права.