Что имеет в виду клиент, что нужно сделать и законно ли это?

Xas541: для вас законно и в рамках этики, для него — скорее всего незаконно и точно неэтично. Зависит от степени копирования:

Подсказка есть в законе:

— статья 1229 ГК РФ "Правообладатель может по своему усмотрению разрешать или запрещать другим лицам использование результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации. Отсутствие запрета не считается согласием (разрешением)."
— закон "Об авторском праве и смежных правах": https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_2238/

Это российские законы, которые стремятся к международным стандартам. В зарубежных странах есть свои аналоги, возможно пожёстче.

Какой сервис лучше подходит для управление проектами студии?

Александр: да. В связке с Trello нам за глаза очень долго хватало. Чтобы с них принципиально уходить, должны быть веские причины или индивидуальная непериваримость.

Можно, конечно, выбрать и CRM (много бесплатных тарифов). Сам работал на 4-х. Тут тестируйте сами, всё индивидуально. В любом случае не торопитесь на них уходить. Старое зло лучше, чем новое.