В плане
всей ситуации:
Профильные("рабочие") проблемы
Преимущественно вопросы/проблемы у пользователей часто повторяются. Подготовьте шаблоны ответов на часто встречающиеся проблемы.
Важно чтобы он:
1. Был компактен, желательно оформлен как пошаговая инструкция.
2. При возможности - имел иллюстрации.
Совет: удобные и быстрые скриншоты
Есть много готовых программ для скриншотов со стрелками, обводкой и текстом - так будет удобнее разъяснить пользователю что и как нажимать. Я использую старенький
KISS.
3. Свести к минимуму техническую терминологию, использовать понятный язык пользователю
4. Использование "Если ..., то ...". - добавляйте информацию об связанных проблемах, или других схожих исходах, чтобы уменьшить потенциальные будущие обращения.
Непрофильные проблемы
Желание сделать лучше квалифицированный отбор имеет смысла, но есть существенные проблемы:
1. Старые сотрудники останутся. Если нет текучки - подобное решение только в далекой перспективе поможет.
2. Если проблема не возникает на регулярной основе от преимущественного числа сотрудника - увеличение требований может нерационально сказаться на ЗП сотрудникам.
Не можете бороться с движением -
возглавьте его: соберите частозадаваемые вопросы, как рекомендовал
Владимир Куц поясните руководству на цифрах, что вы рискуете и занимаетесь рутинной ерундой.
Предложите сделать платные тренинги "неучам" после работы.
Обоснование: у Вас будет мотивация этим заняться и таким образом компания будет работать эффективнее. Иначе выходит что из-за одного человека фактически стоит работа, при этом:
* Крутится аренда
* Растут расходники
* Начисляется ЗП сотрудникам
Таким образом, Вы только сэкономите деньги компании, а сами заработаете.