Kra1ven

Так выглядит твой импорт сейчас:
main.py <--> lists.py

Циклический импорт нельзя делать. Перенеси name в lists и в main импортируй lists:
main.py <-- lists.py

Потому что к моменту когда код добирается до цикла, new не равен item. Также зачем тебе повторяющийся код, удали функции которые до "refrash"

Если известно точное количество ключей, то можно таким образом.

administration = {0: {'Owner':'Дмитрий'}, 1:{'Editor':'Михаил'}, 2:{'PR manager':'Оксана'}}
print(administration[0]["Editor"])
print(administration[2]["PR manager"])

Однако так не делается, никто не выводит по индексам значения в словаре. Используются ключи. Если действительно нужна индексация. То проще завести массив. По сути массив и есть словарь, где ключ является индексом.

Вот пример

data = ['Дмитрий', 'Михаил', 'Оксана']
print(data[0])
print(data[-1])

Или так

data = ['Owner:Дмитрий', 'Editor:Михаил', 'PR manager:Оксана']
print(data[0].split(":")[1])
print(data[-1].split(":")[1])