Чтобы небыло таких проблем, нужно разграничивать хранение данных и их отображение. Можно изобрести свой велосипед, можно использовать классические решения, например такие как MVP, MVC (Model-View-Controller загуглите).
Основная идея заключается в том, что у вас существует объект (модель), который хранит данные, а все формы (вью), в которых эти данные отображаются, берут их именно из этого объекта. При изменении в одной из форм, данные меняются в объекте и другие формы тут-же обновляют свою информацию (за корректностью этого следит презентер или контроллер).