Там сама особенность работы Outlook и сетевой шары.
Пример:
У вас есть документ на рабочем столе, вы его добавляете во вложение и в этот же момент будете держать запущенным. Нажмите отправить и Outlook попросит вас его закрыть перед отправкой.
Outlook не копирует файл во время добавления в письмо, это просто идет обозначение пути\местоположения к файлу с предварительным кешированием. Он не умеет работать с шарой.
На сайте майкрософта написано , что вложения должны находиться локально ( которые на пк отправителя) или облачных сервисов OneDrive и SharePoint