Как организовать бюджетный электронный журнал входящей/исходящей корреспонденции?
В нашей общественной организации делопроизводство ведется в бумажном виде и после прихода карантина мы столкнулись с проблемой - физический доступ в гос. органы закрылись и обращение/получение услуг перешли в онлайн-формат.
Но это оказалось большим плюсом нежели минусом, так как теперь можно автоматизировать половину работы (например, однотипные уведомления на почту от гос. органов).
Бюджет около нуля, т.к. руководство (пожилые и не очень разбираются в технологиях) боится что-то упустить и доверяет только бумагам.
Сотрудники устали от бюрократии и хотят как-то облегчить свою участь.
Поэтому готовые решения (часто громоздкие) отпадают (но недалеко, внедрение будет поэтапным).
Я думаю, надо сперва сделать банальную электронную регистрацию входящей/исходящей корреспонденции.
Для этого поднимаем телеграм-бот, который принимает от сотрудников следующие данные:
куда или откуда направляется/принимается письмо (обращение, заявление и т.п), краткое описание, внутренний номер дела, идентификатор для отслеживания (талон, треккод, исх. № входящего письма).
Я не думаю, что здесь нужна страница с формами и поэтому сообщения в телеграме успешно заменят их (простое разделение по переносам строк).
Бот регистрирует в БД и выдает номер.
Теперь нужен скрипт для обработки текста уведомлений от гос. органов, скрипт должен их обрабатывать и передавать для регистрации в БД (думаю, здесь не обойтись без поднятия почтового сервера).
Другой скрипт будет отслеживать даты и сроки и отправлять уведомления сотрудникам через телеграм.
И другие скрипты для составления документов по шаблонам, для парсинга информации там, где нет уведомлений от гос. органов или они не приходят на почту и т.п.
И скромная админка для управления этим.
Если у кого есть опыт или рекомендации (особенно бесплатным библиотекам на python), предложения (можно и коммерческие), буду рад увидеть в ответах.
Не надо никакого почтового сервера, телеграм-бота и т.д. Сделайте все на Гугл Документах. Таблица с данными (входящие/исходящие/ответственные/визирование/закрытие), в качестве фронта Гугл формы или Гугл Веб Апп, емейлы перенаправлять на адрес на Гугл Почте и подтягивать в базу автоматом скриптом (благо Гугл Апп Скрипт это просто ЖабаСкрипт с подключенными фирменными либами). Для среднестатистического конторского работника это будет в разы понятнее, а для IT-спеца отпадет необходимость что-то администрировать, деплоить и т.д.
1) Без страницы с валидацией (!!!) данных, увы, не обойтись. Вы даже не представляете, сколько ошибок будут делать при вводе информации, сколько будет всего перепутано и напутано, сколько придется переварить вашему боту неправильной информации.
2) Поднимать почтовый сервер, очень, очень плохая идея, начиная от спама, и заканчивая неформализованным обменом информацией в теле письма. Здесь вы тоже удивитесь, что зачастую это не совсем текст, а в лучшем случае html, в худшем - закодированный в хрензнаеткакойкодировке в Base64...
3) Делать обмен с госорганами через электронную почту - еще хуже, ибо все, что в пункте 2) плюс в теле письма ответ в прикрепленном doc-файле.
Итого, самое лучшее - поставить таки достаточно мощную систему, в котором вести ВНУТРЕННИЙ документооборот. Но тут будет этап ВНЕДРЕНИЯ, на котором скорее всего будете посланы.
Самый лучший вариант, если у ваших госорганов есть внешние API к их системам в виде запросов JSON/XML....
1) валидацию и в телеге можно сделать
2) гос.органы только в почту шлют, чрз api только статичную инфу (нам не подходит), как вариант можно опять же в телеге принимать почту и обрабатывать текст
3) чтобы внедрить готовое решение нужно самим подготовиться, привыкнуть электронному документообороту
arturfowler, вот вам ещё подтверждение моих слов и очень дельный совет от @AstraVlad
И почтовый сервер не нужен, уж поверьте! Арендуйте рабочий почтовый домен на яндексе или маилруу!!!
