Подробнее.
"Есть почтовый ящик, пароль от него меняется пару раз в месяц."
Почтовый ящик на каком сервере, аутентификация как настроена?
Кто меняет пароль?
"Как организовать автоматическую замену старого пароля на новый?"
Где? Выше написано, что на почтовом ящике меняется.
"В основном используется outlook 2010 и 2007, так же интерисует exchange." если они вместе используются, то, наверняка, у ВАС AD, так?