Имхо тут подойдет любая база данных, главное - таблица с записями и апи с селектом к ней. А вот структуру надо строить уже отдельно, эксель не подойдет. Нужна центральная таблица, связывающая ИДы группы, аудитории, предмета и время, дальше опции вроде темы, и вспомогательные таблицы с инфой о группах, аудиториях и предметах.