Доброй ночи.
Приблизительно так.
Данные хранятся в БД, у каждой записи есть уникальный id.
При выводе записей из базы на страницу сайта, не важно, таблицей или ещё как, Вы получаете значение этого id.
Вот при помощи этого параметра и формируете ссылки на страницы редактирования, удаления определённой записи. Для страницы создания новой записи этот параметр не требуется. Выглядеть ссылки на редактирование и удаление могут так:
<a href="update.php?id=1">редактировать</a>
<a href="delete.php?id=1">удалить</a>
На страницах создания и редактирование записей обычная форма, с необходимыми полями.
Кнопку login превратить в logout можно через проверку сессии.
Пользователь авторизуется на сайте, данные записываются в сессию. Проверяете, если этих данных нет, сессии не существует, то выводите кнопку login, если сессия есть и данные в ней присутствуют, то выводите кнопку logout.
Вот вкратце так это выглядит.
p.s. А можно взять какой-либо популярный framework и изучая его, делая несложное приложение, поймёте как и что работает.
Простой