Создаете определенную группу пользователей с необходимыми правами, после регистрации пользователя определяете в необходимую группу, настраиваете доступ в инфоблоке каталога для этой группы, снимаете в настройках инфоблока в разделе "поля" галку активность, добавление товара отлавливаете событием, по которому срабатывает отправка почтового сообщения администратору о факте добавления товара. После этого админ проверяет товар и его активирует.
Простой