Вообще, написание устойчивого сервиса который будет выполянть эту задачу — нетривиальная задача. Я советую посмотреть на Parse API Sendgrid.com — он как раз ориентирован на такие — функции. Вам останется лишь написать интеграцию с ними.
По крону дергайте скрипт. В самом скрипте необходимо забирать почту с вашего секретного сервера, хоть по imap хоть по pop3, и то и то пых умеет. Ну а дальше парсинг темы письма и содержимого на наличие плейсхолдеров. чтобы дважды не обрабатывать одно и тоже письмо либо в этом же скрипте удаляйте их сразу после обработки либо сохраняйте где нибудь в бд хеш обработанного письма