Может речь о списках рассылки?) Сделаете под деревом («Все пользователи») predefined-lists, куда заносите нужных пользователей и как-то этот список(-ки) (группу(-ы) людей) называете.
К примеру, «ответственные за БП» или «утверждение ТЗ — 1 этап» и так далее. Сделайте еще пользовательские такие списки, чтобы люди сами составляли себе личные списки рассылки (выбирая ОДНОКРАТНО из дерева при формировании).
Должна быть возможность быстрого исключения из группы (все, кроме...) и добавления в список получателей: [список 1], пользователь 25, пользователь 34.
Ну а процесс добавления/удаления из списка рассылки — коллеги выше уже грамотно расписали.