По пунктам:
1)
База данных сообщает скрипту что для него появилась работа, скрипт запускается и имеющиеся данные обрабатывает.
База ничего никуда не сообщает - это хранилище и система управления запросами/данными. Не зря язык общения с базой называется язык запросов.
2)
Подразумевается что данных может появится много.
Как это связано? почему это как-то должно на что-то влиять?
3)
Какое ПО, технологии нужны что бы на php подобное организовать?
Пока не понятно чем Вас не удовлетворяет связка крон и пых скрипт - сложно порекомендовать что-либо. Т.к. внешней команды от бд плучить мы не можем - проверять по времени или организовывать демон, которому как-либо будут передаваться данные, например скриптом который добавляет в базу данные. Однако интересно почему крон Вам не подошел?