Альтернатива Google Workspace Таблицы с максимальным количеством пользователей?

Question

[andrsharov]

Коллеги, привет.

В связи с уходом Google Workspace потребовалось найти альтернативу.
Мы успешно переехали на NextCloud. Но с одним документом есть большая проблема.

Есть Таблица, которая называется "График работы отдела обслуживания".
В эту таблицу заносятся данные о часах работы сотрудников.
Эта таблица самый высоконагруженный документ в компании.
Т.к. когда работает одновременно 50 человек, в нее постоянно требуется вносить изменения (отгулы, больничные, рабочие часы и т.п.)
Т.е. одновременных редакторов может быть до 5 человек(начальники отделов).
Одновременных просматривающих таблицу может быть 50 человек ( и все эти просматривающие постоянно жмут F5 , чтобы узнать не поменял ли их сменой начальник с другим).

NextCloud постоянно зависает именно на этом документе.
Из форума NextCloud понятно то, что с может быть не более 20 одновременных пользователей документа.
Но фактически после 3-4 пользователей документ начинает подтормаживать, а после входа 8 одновременных пользователей документ зависает.

Коллеги, у кого есть опыт использования нагрузки ОДНОГО документа 20-50 одновременными пользователями?
А у кого есть опыт нагрузки ОДНОГО документа 300-400 одновременными пользователями?

Может быть подскажете какой-нибудь другой софт для решения подобной задачи?

P.S.: Google Workspace Sheets успешно справлялись с такой нагрузкой на ОДИН документ.

Comments

[Василий Банников]

Может это просто показатель, что вы переросли эксель таблички?

[andrsharov]

Василий Банников,

Это колл-центр, люди постоянно меняются, большинство сотрудников "опытный пользователь ПК" , что подразумеват автоматом то, что большинство сотрудников более-менее умеет протянуть формулы в Excel, все. Т.к. оплата почасовая, то на переучивание сотрудников нет ни времени, ни денег. Это экономически не целесообразно, учить человека, который через полгода уволится.

Получаем ограничение: система обязана иметь интерфейс Excel ( Libre Office ) или аналогов, что-бы новенький сотрудник сразуже начал выполнять рабочие задачи.

Вопрос заключается в следующем: знаете ли Вы систему, с интерфейсом аналогичным Excel , что-бы один и тот же лист нагрузить одновременно для редактирования 5 пользователями и для просмотра 50-ю пользователями?

P.S.: мы готовы поставить отдельный сервис для этого.

[Василий Банников]

andrsharov,

Получаем ограничение: система обязана иметь интерфейс Excel ( Libre Office ) или аналогов, что-бы новенький сотрудник сразуже начал выполнять рабочие задачи.

Нет. Интерфейс вполне может быть достаточно очевидным и ограниченным, чтобы не нужно было переобучать.

[maxsmeller]

А документ в некстклауд через что открывается? Можно уточнить?

[andrsharov]

Василий Банников,

Нет. Интерфейс вполне может быть достаточно очевидным и ограниченным, чтобы не нужно было переобучать.

Пусть будет по-Вашему. Согласен с Вами.

Подскажете такой интерфейс (либо ПО) с функциональностью таблицы Excel ( с одновременным редактированием 10-20 пользователями , и 500 просматривающих ) ?

P.S.: из этого интерфейса должна работать выгрузка в Excel . Т.к. 2 раза в месяц данные переносятся в 1С : зарплата и аванс.

[andrsharov]

maxsmeller,

А документ в некстклауд через что открывается? Можно уточнить?

Прямо в браузере. Через Collabora Online Development Edition (CODE)

Версия COOLWSD: 22.05.12.4
Версия LOKit: 22.05.12.3



Факты:

1. Все прекрасно работает, пока есть 3-4 редактора, 5-6 просматривающих одновременно
   
2. Если в один документ подключаются 8-12 пользователей, он начинает дико тормозить. Но еще работает
   
3. Больше 12 пользователей не удалось ни разу добиться работы
   
4. На форуме NextCloud разработчики пишут явно про ограничение в 20 пользователей одновременно
   

[Василий Банников]

andrsharov, раз уже есть 1С, то может тогда просто расширить его?
Что вообще люди там делают? Реально ли нужно, чтобы все 50 человек видели в реальном времени, что делают коллеги?

И если изменения в данные вносят начальники отделов, то откуда там текучка?

[andrsharov]

Василий Банников,

раз уже есть 1С, то может тогда просто расширить его?

Обычным сотрудникам 1С не нужна от слова совсем, там же персональные данные, туда нельзя кого попало запускать. Да и стоимость лицензий на 50 пользователей такова, что лучше потратить эти деньги куда-нибудь еще. И опять учить пользователей, которым 1С не требуется от слова совсем. Это не решение.

Что вообще люди там делают?

DDOS-ят кнопкой F5...
Проверяют свой график работы и график работы коллег. В любой системе человеческий фактор - слабое звено. Заболел, не вышел , отпросился и т.д. и т.п. Начальников отделов постоянно отвлекали именно такими вопросами: "А у меня точно завтра выходной ? " . Т.к. могут быть перестановки в самый последний момент. Поэтому организационно сотрудникам запретили задавать такие вопросы( вплоть до штрафов) . Всем просто кидали ссылку на этот документ где все написано. И в конце рабочего дня ровно в 18:00:01 все сотрудники обязаны проверить файл график работы, не было ли каких-либо перестановок, и вот тут файл "График работы" ложится отдохнуть....

Реально ли нужно, чтобы все 50 человек видели в реальном времени, что делают коллеги?

Ну не в реальном, но раз в час каждый сотрудник проверяет, не преставили ли его с другим сменой. Бывают перестановки до 3-5 раз за рабочий день для одного сотрудника. При это вкладка с файлом постоянно открыта, занимает процессорное время и количество одновременных подключений. Мы пробовали бороться административно, чтобы человек после просмотра закрывал вкладку с файлом, но не получается, все продолжают держать вкладку открытой.

[Василий Банников]

andrsharov, мне кажется, проще всего будет поступать так:
1. Убрать этот общедоступный документ, который редактируется в реальном времени
2. При изменении графика - отправлять таблицу с изменениями всем заинтересованным
3. + Можно продублировать в календаре
4. Проблема "а у меня точно завтра выходной" решается дублированием приказа о выходном на почту сотруднику.
5. График коллег - можно также отображать в календаре или в отправляемой на почту таблице. Если используется какой-нибудь корпоративный месенджер или корпоративная соцсеть - можно продублировать в них.

Бывают перестановки до 3-5 раз за рабочий день для одного сотрудника.

Откуда это возникает? Вообще уже это звучит как какая-то нездоровая фигня.

[andrsharov]

Василий Банников,

1. Исторически пробовали использовать тотже Google Calendar , не зашло. Формулировка менеджмента такая: "Нам требуется всего лишь бросить один взгяд на табличку, чтобы понять какое количество человеко-часов у нас доступно завтра под проекты." Google Calendar такой возможности не дает ( или любой другой) . Не информативно. Да и в Excel выгрузка хромает.

2. Примерно количество email-ов которое валится сотруднику за рабочий день 100-150. В каждый email нужно погрузится. Сотрудники теряют уведомления по email. Либо видят уже тогда, когда они теряют актуальность. 50% сотрудников будет уведомлено, 50% пропустит уведомление. Уже проходили. Не подходит. Все тот же человеческий фактор.

3. Корпоративный мессенденджер есть. Начальники отделов - это не операторы по рассылке уведомлений ( спама) . Это опять же ручной труд. Его нужно исключить. Человеческий фактор не нужен совсем.

Откуда это возникает?

Это просто жизнь. Заболел Ваня. Вместо него ставят Колю. Через 2 часа звонит заказчик: срочный вывод на линию завтра плюс 2 операторов. Один начальник взял сотрудника на подмену из другого отдела, т.к. двое других резко уволились. Круговорот операторов в природе - это обычная ситуация в аутсортинговом колл-центре.

Исторически и практически пришли к рабочей схеме:

В конце рабочего дня каждый сотрудник просто смотрит табличку "График работы" . ВСЕ. Эта схема работает.
Теперь осталось только найти такое программное обеспечение, которое даст посмотреть график одновременно большому количеству человек.

[andrsharov]

Василий Банников,
Мы с Вами скатились в обсуждение бинес-процесса.
Бизнес-процессы меняться не будут.
Предлагаю отойти от обсуждения бизнес-процесса в техническую сторону обратно.
Есть на примете какое-либо ПО , чтобы вести график работы сотрудников?

[maxsmeller]

А если onlyoffice вместо калаборы? Он по шустрее и работает на стороне клиента.

[andrsharov]

https://github.com/ONLYOFFICE/docker-onlyoffice-ne...

up to 20 maximum

Все теже 20 соединений, и не факт что вытянет даже их...

maxsmeller, а у Вас есть опыт использования когда больше 20 соединений на 1 документ?

[maxsmeller]

andrsharov, опыта нет, но на домашнем сервере разница была видна между коллаборой и онлиофисом. Я бы попробовал, тем более он а докере разворачивается на раз два.

[Василий Банников]

andrsharov,

1. Исторически пробовали использовать тотже Google Calendar , не зашло. Формулировка менеджмента такая: "Нам требуется всего лишь бросить один взгяд на табличку, чтобы понять какое количество человеко-часов у нас доступно завтра под проекты." Google Calendar такой возможности не дает ( или любой другой) . Не информативно. Да и в Excel выгрузка хромает.

Если менеджменту нужна информация в человеко-часах - значит это уже какой-то проект.
А раз проект - значит есть таск трекер.
А раз есть таск трекер - значит можно в нём указать присутствие сотрудника в какие-то дни. А может можно даже прямо в нём написать его расписание.

2. Примерно количество email-ов которое валится сотруднику за рабочий день 100-150. В каждый email нужно погрузится. Сотрудники теряют уведомления по email. Либо видят уже тогда, когда они теряют актуальность. 50% сотрудников будет уведомлено, 50% пропустит уведомление. Уже проходили. Не подходит. Все тот же человеческий фактор.

Научите сотрудников сортировать почту.

3. Корпоративный мессенденджер есть. Начальники отделов - это не операторы по рассылке уведомлений ( спама) . Это опять же ручной труд. Его нужно исключить. Человеческий фактор не нужен совсем.

Раз есть корпоративный месенджер - значит можно через API всё нужно там прокинуть.
Можно хоть бота сделать, которому можно задать вопрос о графике.

В конце рабочего дня каждый сотрудник просто смотрит табличку "График работы" . ВСЕ. Эта схема работает.
Теперь осталось только найти такое программное обеспечение, которое даст посмотреть график одновременно большому количеству человек.

Просто отправлять excel-табличку на почту или в месенджер через бота в это время.
Начальников скорее всего сильно меньше чем 50 - значит проблем с редактированием таблицы не должно возникнуть.
Чтобы сотрудники не теряли письмо - пусть они заранее знают, что в это время им должен график приходить, с которым они должны ознакомиться.
Опять же научить их сортировать почту.

Answer 1

[Drno]

вынести это в отдельный сервис. а не в некслауд.
либо тюньте веб сервер и БД(я думаю что скорее это к мемкешу \ редису и к БД)
ну и надеюсь это все на ssd крутится?

Answer 2

[Шамиль]

нашли выход из положения ?
сейчас с аналогичной задачей столкнулся, думал перекинуть на nextcloud+collabora - но шняга полная.
банально импортировать документ не дает, вернее я его загрузил, но дальше уже редактор вылетает, при открытии файла =(

Comments

[andrsharov]

банально импортировать документ не дает

С некоторыми "тяжелыми" тяжелыми файлами такое бывает.

Попробуйте пересохранять перед импортом такие файлы. Например, открыли в Libre Office сохранили в ods , затем опять пересохранили в xlsx и импортировали. Просто за время работы в файлах копится значительное количество ошибок, которые при конвертации уходят.

Попробуйте в разных вариантах такие пересохранения, экспорты/импорты.

P.S.: у нас так все заработало. А новые файлы, которые создаются через интерфейс NextCloud работают и так без проблем.

Answer 3

[andrsharov]

Шамиль , решили административно.

Т.е. исходный файл содержал в себе данные за 10 лет, весил что-то около 2-3 Мб.

Теперь раделили файлы по отделам и годам, например так:

• График работы отдела обслуживания за 2023 год
  
• График работы отдела обслуживания за 2024 год
  
• График работы отдела продаж за 2023 год
  
• График работы отдела продаж за 2024 год
  
• .....
  

Получается в каждом файле теперь всего по 12 листов (месяцы): январь, февраль, .....,декабрь.
Также получилось уменьшение размера файла до 75-100Кб.

Методом тыка ( а ну ка зашли все в один файл... =)) ) выяснилось то, что работоспособноть сохраняняется при 17-18 пользователях. Нам нужно одновременно в самом многочисленном отделе максимум 15 человек ОДНОВРЕМЕННО.

Пока используем NextCloud, искать другое решение не планируем, т.к. вышли из положения.

P.S.: ну еще обновили сервер до последних версий docker контейнеров.

Comments

[Шамиль]

ну я в итоге сумел таки подружить MS office online server и nextcloud
пока в продакшн не запустил. но офисные проги открываются отлично