Вы можете использовать Google Drive API для создания копии файла без физического переноса данных по сети.
https://developers.google.com/drive/api/v3/referen...
При успешном ответе вы можете захватить новый id файла. Если вы копируете файл сразу в общедоступную папку, то у него в свойствах также сразу появится ссылка на общий доступ (можно запросить через дополнительные поля
fields: "id,name,webViewLink"
).
После успешного ответа, вы можете удалить исходный файл.
Обратите внимание, что при объеме Диска 15Гб вы можете сделать копию файла в 15Гб, и ваш Диск будет функционировать. За это время можно спокойно удалить исходный файл.
Представления не имею, что у вас там за PHP, но можно или по cron на сервере это делать, либо по триггерам на сервисе, либо вообще через Google Apps Script, в последнем случае, нужно будет знать, куда положить результат работы скрипта, хотя, он может хранить у себя в пропертях и отдавать ссылку по запросу, как внешний сервис.