1. Не знаю как делают другие компании, у нас только по заявке и при этом дается обычная роль на просмотр всех пространств, если они открыты конечно же.
2. Ограничить доступ можно группой. То есть создаются группы и прописывают на пространство. К примеру если код пространства RDDT то группы будут типа RDDT, RDDT-admin, RDDT-edit, RDDR-view-ext и тд. Каждой группе присваивают роли. После этого это пространство делают закрытым от всех, кому нужен доступ просто включают в группу. Тут есть ряд минусов, у простых пользователей, даже администраторов пространств может не быть ролей на добавления пользователей в такие группы. Еще если пространств много, придется делать такие манипуляции по всем.
3. Из выше сказанного, создают подобные группы прикладные администраторы Jira\Confluence.
Лимитов вроде нет...