Какие-то специализированные информационные системы нужны, когда работает с одними и те ми же документами работает множество подразделений. Эти системы называются системы учета и инвентаризации. Как правило, они подстраиваются под бизнес-процесс организации, поэтому всегда дорабатываются под нужды поставщиками.
Если работает три инженера (а если у вас 4K пользователей, то это ну максимум 200 коммутаторов), то файликов excel за глаза. Как правило все системы инвентаризации довольно сложны и неинтуитивны, вложение времени в их изучение и миграция данных в них при такой маленькой сети не особо оправдано.
Из бесплатного можете посмотреть
nocproject. Не знаю правда, что это даст.
