Самый верный способ, это нанять вторым админом того, кто будет работать в дальнейшем, дать старому и новому поработать вместе месяц-два, когда второй будет в курсе всего происходящего в серверном хозяйстве, тогда уже увольнять старого.
Судя по описанному, текущий админ тот еще работничек… наверняка никакой документации нет, уволив его без заранее переданных дел, вы рискуете потерей данных и простоем работы… и даже расчудесный новый админ с ходу не сможет разобраться во всем… берите второго в пару не ошибетесь.