Пусть напишет письменное разрешение в электронную почту хотя бы в ответ на твое письмо, но по идее это письменно надо делать на бумаге.
Для начала тебе надо правильно оформить запрос. В него надо включить точную ссылку на материал, что ты хочешь использовать, количество копий которое ты хочешь использовать и как они будут использоваться, сколько по времени будешь ими пользоваться и сколько ты за них заплатишь автору. В общем все максимально подробно описываешь, чтобы потом не было "ой, я думала вам дл личного пользования надо" Также стоит оговорить тот момент, будет ли на фотографии размещено указание на авторство владельца фотографии.
Далее получаешь ответ и если все ок, то хранишь это письмо у себя. Если просят денег - отправляешь деньги и сохраняешь квитанцию или в переписке фиксируешь, что деньги получены и претензий к тебе нет.
