Вам, как младшему системному администратору, я бы посоветовал «делегировать» данную задачу старшему системному администратору, или директору по ИТ. В любом случае это вне вашей компетенции.
Если же вы единственный сотрудник отдела ИТ в данной организации, могу порекомендовать следующее:
1. На каждый проект — свое ТЗ, на основании которого интегратор будет разрабатывать проект и делать КП.
2. На каждый проект — тендер, что бы иметь ассортимент решений и здоровую конкуренцию.
3. Из второго пункта вытекает что на каждый проект — свой интегратор.
4. От интегратора потребуйте в первую очередь проектное портфолио, четкий план действий, разбивку по датам, обсудите ответственость сторон и четко проследите наличие этого пункта в договоре.
5. Не стремитесь отдать предпочтение крупному интегратору — механизм большой, часто одна рука не знает что делает другая. Смотрите в сторону молодых команд, они как правило собираются из тех людей, что ушли из крупных компаний. С ними легче работать. Недостаток опыта они с лихвой компенсируют амбициями и желанием сделать все хорошо, что бы заполучить вас в качестве постоянного клиента.
6. Требуйте себе персонального менеджера, пусть он для вас станет единой точкой входа. По техническим вопросам общайтесь с непосредственным исполнителем (это возможно, в небольших организациях), а презентации для вашего руководства пусть делает ваш персональный менеджер. В случае, если это аутсорсинг, требуйте постоянного человека для обслуживания вашей инфраструктуры.