Если вот прям совсем проще, и все согласны сотрудничать - то можно в каждую комнату по wifi-точке доступа с минимальными уровнем сигнала (чтобы через стены почти не пробивала), зарегистрировать в системе mac-адреса телефонов всех сотрудников, и набросать парсер странички "Connected clients" для всех точек доступа.
В этой системе у всех уже при себе беспроводные маячки, и люди по условию задачи согласны их использовать.
С ростом бюджета - единый wi-fi контроллер, центр авторизации, ещё что-то.