Я в IT-области почти 20 лет. И та же беда. Возможно, только проекты у меня чуть больше. Не могу сдвинуться с места, пока не сделаю декомпозицию задач в более-менее понятный план.
Более-менее понятный - это план, который детализирован с точностью до 4 часов и учитывает мой
фокус-фактор. Поскольку меня часто отвлекают по разным посторонним проектам, он невелик, где-то 0,7-0,75.
При этом мне приходится распределять своё внимание по нескольким своим активным проектам, поэтому я оцениваю, сколько часов в неделю я потрачу на каждый из этих проектов. В неделю, потому что в моей работе это оптимальный период ближнего планирования: совещания часто переносятся, код смежных компонентов появляется позже срока и т.п. Так что в пределах недели мои трудозатраты более стабильны, чем на конкретный день.
В конечном итоге, я пришёл к плану, выстраиваемому в MS Project. В план выгружаются все задачи по всем проектам, которые нужно решить. Они детализаруются, как я сказал, на подзадачи длительностью до нескольких часов. Устанавливаются связи. План готовится на 3-4 месяца вперёд. Сохраняется базовый план. После этого, конечно, план постоянно корректируется. Фиксируется каждый день, сколько реально я потратил на каждую задачу, вводятся новые задачи, какие-то задачи переносятся. В целом, это занимает полчаса в понедельник и по 15 минут в другие дни.
И у меня всегда перед глазами цифры, которые я закладывал в план изначально, плановые показатели по состоянию на данный момент и реальные затраты. Анализ показателей позволяет мне корректировать свои оценки при составлении будущего плана.
P.S. Чуть не забыл. Менеджеры разных проектов, конечно, стараются на полную катушку загрузить своих сотрудников. Ваш план не должен содержать переработок! Если он полон, то собирайте менеджеров, и пусть они расставляют приоритеты вашим задачам. Если всё важно и срочно, то один раз можно пойти навстречу хорошим людям, но потом пусть ищут вам напарника.
