Дмитрий

используй Gmail или Google Apps for Work если для компании.

Используйте для этого любой сервис который можно купить для корпоративного использования, например дропбокс или гуглаппс. и любой тикет\хелпдеск\менеджер. и только после аппрува файла вы на основании последнего отправляйте файл контрагенту. но зачем вам проверка файлов специалистами иб если существует соглашение о не разглашении и прочие соглашения? о_О"

У freebsd есть хороший хандбук, на английском и русском.
Так же хорош, учебник для вузов Олиферов "компьютерные сети". на последний момент актуально 4ое издание.
и наверное пособия по подготовке к сертификация cisco.