Сергей

Вам уже дали ответ на вопрос и ссылку на руководство, Вы плохо искали
https://dev.1c-bitrix.ru/user_help/service/mail/ma...
Черным по белому:
Закладка почтовый ящик - Проверять с периодом

Все верно, обновляйтесь почаще, проверка вводимых данных в базу при запросах, доступ к админке только из доверенных сетей\адресов, стандартный набор))