Не совсем понятно, что вы имеете ввиду.
Если вы покупаете ПО у стороннего производителя, он должен предоставить вам не только счет на оплату, но и акт приема-передачи неисключительных прав, плюс между конторой и продавцом заключается лицензионный договор. Все это подписывает руководитель - либо компании в целом, либо руководитель отдела, который занимается закупками. Везде по-разному.